Was bedeutet Freihändige Vergabe?
Die freihändige Vergabe, in der aktuellen Terminologie der UVgO als Verhandlungsvergabe bezeichnet, ist ein Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich, bei dem der Auftraggeber einen oder mehrere Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe auffordert und über die Angebote verhandeln kann. Im Gegensatz zu den formalisierten Verfahren (öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung) bietet die freihändige Vergabe dem Auftraggeber einen größeren Gestaltungsspielraum hinsichtlich der Verfahrensgestaltung.
Die freihändige Vergabe kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Bei der Variante mit Teilnahmewettbewerb wird die Ausschreibung veröffentlicht, und interessierte Unternehmen können sich bewerben. Der Auftraggeber wählt dann geeignete Bewerber aus und verhandelt mit ihnen über die Angebote. Bei der Variante ohne Teilnahmewettbewerb wendet sich der Auftraggeber direkt an ausgewählte Unternehmen. Diese Variante ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, etwa wenn eine öffentliche oder beschränkte Ausschreibung erfolglos war, bei besonderer Dringlichkeit oder wenn die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann.
Das Pendant der freihändigen Vergabe im Oberschwellenbereich ist das Verhandlungsverfahren gemäß VgV. Beiden Verfahrensarten ist gemeinsam, dass der Auftraggeber mit den Bietern über die Angebotsinhalte verhandeln darf, was bei offenen und nicht offenen Verfahren grundsätzlich unzulässig ist.
Zahlen & Fakten
| Kenngröße | Wert |
|---|---|
| Rechtsgrundlage Liefer-/Dienstleistungen | § 12 UVgO (Verhandlungsvergabe) |
| Rechtsgrundlage Bauleistungen | § 3a Abs. 4 VOB/A Abschnitt 1 |
| Pendant Oberschwelle | Verhandlungsverfahren (§ 17 VgV) |
| Anwendungsgrenze | unterhalb EU-Schwelle (< 221.000 € bzw. < 5.538.000 € Bau) |
| Mindestzahl aufzufordernder Unternehmen (Praxis) | 3 Bieter, sofern möglich |
| EU-Richtlinie Verhandlungsverfahren | Art. 29 RL 2014/24/EU |
Relevanz für Bieter
Die freihändige Vergabe bietet Bietern die Möglichkeit, ihr Angebot im Dialog mit dem Auftraggeber zu optimieren. Durch Verhandlungen können Missverständnisse ausgeräumt, Leistungsinhalte präzisiert und Konditionen angepasst werden. Dies kann insbesondere bei komplexen oder innovativen Leistungen vorteilhaft sein, bei denen die Anforderungen nicht eindeutig im Voraus definiert werden können.
Allerdings ist die Transparenz bei freihändigen Vergaben geringer als bei öffentlichen Verfahren. Bieter, die nicht direkt angesprochen werden, erfahren möglicherweise nichts von der Ausschreibung. Daher empfiehlt es sich, gute Beziehungen zu öffentlichen Auftraggebern zu pflegen und im AVPQ eingetragen zu sein. Bieter sollten zudem beachten, dass auch bei freihändigen Vergaben die Grundsätze der Gleichbehandlung und des Wettbewerbs gelten.
Rechtlicher Rahmen
Die freihändige Vergabe, jetzt als Verhandlungsvergabe bezeichnet, ist in Paragraph 12 UVgO für Liefer- und Dienstleistungsaufträge geregelt. Für Bauaufträge findet sich die Regelung in Paragraph 3a Absatz 4 VOB/A Abschnitt 1. Die Voraussetzungen für die Zulässigkeit der freihändigen Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb sind in diesen Vorschriften abschließend aufgezählt. Der Auftraggeber muss die Wahl der Verfahrensart in der Vergabedokumentation begründen.