Was bedeutet Beschränkte Ausschreibung?
Die beschränkte Ausschreibung ist ein Vergabeverfahren, das im Unterschwellenbereich angewendet wird. Im Gegensatz zur öffentlichen Ausschreibung, bei der sich jedes Unternehmen mit einem Angebot beteiligen kann, wird bei der beschränkten Ausschreibung nur eine begrenzte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sie kann mit oder ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden.
Bei der beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wird zunächst eine öffentliche Bekanntmachung veröffentlicht, auf die sich interessierte Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag bewerben können. Nach Prüfung der Eignung werden die geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Bei der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb wählt der Auftraggeber die aufzufordernden Unternehmen direkt aus. Diese Variante ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, etwa wenn eine öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt hat oder wenn besondere Dringlichkeit besteht.
Das Pendant im Oberschwellenbereich ist das nicht offene Verfahren gemäß VgV, das stets einen Teilnahmewettbewerb voraussetzt. Die beschränkte Ausschreibung unterscheidet sich vom nicht offenen Verfahren durch die geringere Formalisierung und die Möglichkeit, auf einen Teilnahmewettbewerb zu verzichten. In beiden Fällen müssen mindestens drei geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen.
Relevanz für Bieter
Für Bieter stellt die beschränkte Ausschreibung eine besondere Herausforderung dar, da der Zugang zum Wettbewerb eingeschränkt ist. Unternehmen, die nicht direkt aufgefordert werden oder von der Ausschreibung keine Kenntnis erhalten, können sich nur beteiligen, wenn ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird. Daher ist es für Bieter wichtig, ihre Bekanntheit bei öffentlichen Auftraggebern zu steigern und in relevanten Branchenverzeichnissen oder dem AVPQ eingetragen zu sein.
Bei beschränkten Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb sollten Bieter besonderen Wert auf die Qualität ihres Teilnahmeantrags legen, da die Auswahl der aufzufordernden Unternehmen auf Basis der eingereichten Eignungsnachweise und Referenzen erfolgt. Eine überzeugende Darstellung der eigenen Leistungsfähigkeit erhöt die Chancen auf eine Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Rechtlicher Rahmen
Die beschränkte Ausschreibung ist in Paragraph 9 UVgO für Liefer- und Dienstleistungsaufträge sowie in Paragraph 3 VOB/A Abschnitt 1 für Bauaufträge geregelt. Die Voraussetzungen, unter denen eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb zulässig ist, sind in diesen Vorschriften abschließend aufgezählt. Die Vergabestelle muss die Wahl der Verfahrensart und die Auswahl der aufgeforderten Unternehmen dokumentieren und begründen.