Was bedeutet Bewerbungsfrist?
Die Bewerbungsfrist, auch Teilnahmefrist genannt, ist der Zeitraum, innerhalb dessen interessierte Unternehmen ihre Teilnahmeanträge bei zweistufigen Vergabeverfahren einreichen müssen. Sie kommt insbesondere beim nicht offenen Verfahren, beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und beim wettbewerblichen Dialog zum Einsatz. Die Bewerbungsfrist ist von der Angebotsfrist zu unterscheiden, die erst in der zweiten Verfahrensstufe nach Auswahl der geeigneten Bewerber beginnt.
Bei EU-weiten Verfahren beträgt die Mindestbewerbungsfrist gemäß VgV grundsätzlich 30 Tage ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an TED. In dringenden Fällen, die eine Verkürzung rechtfertigen, kann diese Frist auf 15 Tage reduziert werden. Im Unterschwellenbereich gelten kürzere Fristen, die sich nach der UVgO oder den jeweiligen Landesvergabevorschriften richten. Der Auftraggeber kann längere Fristen festlegen, wenn der Umfang und die Komplexität des Auftrags dies erfordern.
Der Teilnahmeantrag muss innerhalb der Bewerbungsfrist vollständig beim Auftraggeber eingegangen sein. Wie bei der Angebotsfrist führt ein verspäteter Eingang zum zwingenden Ausschluss. Bei elektronischer Einreichung ist der Zeitstempel des Vergabeportals maßgeblich. Der Auftraggeber muss die Frist so bemessen, dass die Bewerber ausreichend Zeit haben, die erforderlichen Eignungsnachweise zusammenzustellen und einzureichen.
Relevanz für Bieter
Die Einhaltung der Bewerbungsfrist ist eine zwingende Voraussetzung für die Teilnahme an zweistufigen Verfahren. Bieter sollten frühzeitig mit der Zusammenstellung ihrer Teilnahmeanträge beginnen, da diese häufig umfangreiche Eignungsnachweise wie Referenzen, Umsatzzahlen, Qualifikationen des Personals und Zertifizierungen umfassen. Besonders bei Verfahren, die eine Eignungsleihe oder die Bildung einer Bietergemeinschaft erfordern, ist ein erhöter Koordinationsaufwand einzuplanen.
Bieter sollten zudem beachten, dass der Auftraggeber die Bewerbungsfrist unter bestimmten Voraussetzungen verlängern kann, etwa wenn wesentliche Änderungen an den Teilnahmebedingungen vorgenommen werden. Es empfiehlt sich, das Vergabeportal regelmäßig auf Aktualisierungen zu prüfen und sich dort zu registrieren, um automatische Benachrichtigungen zu erhalten.
Rechtlicher Rahmen
Die Mindestfristen für Teilnahmeanträge im EU-weiten Verfahren sind in Paragraph 16 VgV geregelt. Für Sektorenauftraggeber gelten die Bestimmungen der SektVO. Im Unterschwellenbereich finden sich Fristenregelungen in der UVgO und der VOB/A. Die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU legt in Artikel 28 und 29 die Mindestfristen für die Einreichung von Teilnahmeanträgen fest.