Was bedeutet Angebotsfrist?
Die Angebotsfrist, auch Angebotsfrist oder Abgabefrist genannt, ist der vom Auftraggeber festgelegte Zeitraum, innerhalb dessen Bieter ihre Angebote einreichen müssen. Sie beginnt in der Regel mit der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung und endet zu einem exakt bestimmten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit). Angebote, die nach Ablauf der Angebotsfrist eingehen, werden zwingend vom Verfahren ausgeschlossen, unabhängig davon, ob die Verspätung vom Bieter verschuldet wurde.
Im EU-weiten offenen Verfahren beträgt die Mindestangebotsfrist grundsätzlich 35 Tage ab Absendung der Bekanntmachung. Wurde eine Vorinformation veröffentlicht, kann diese Frist unter bestimmten Voraussetzungen auf 15 Tage verkürzt werden. Bei beschleunigten Verfahren, die in dringenden Fällen zulässig sind, kann die Frist ebenfalls reduziert werden. Im Unterschwellenbereich gelten kürzere Fristen, die je nach Verfahrensart und Landesrecht variieren.
Der Auftraggeber muss bei der Festlegung der Angebotsfrist die Komplexität des Auftrags und den Aufwand für die Angebotserstellung berücksichtigen. Werden die Vergabeunterlagen oder die Bekanntmachung während der Angebotsfrist geändert, muss die Frist in der Regel verlängert werden, um den Bietern ausreichend Zeit zur Berücksichtigung der Änderungen zu geben. Gleiches gilt, wenn Bieterfragen wesentliche Klarstellungen erfordern.
Relevanz für Bieter
Die Einhaltung der Angebotsfrist ist für Bieter von höchster Bedeutung. Auch minimal verspätete Angebote werden unweigerlich ausgeschlossen, selbst wenn sie inhaltlich das beste Angebot darstellen. Bieter sollten daher ausreichend Zeitpuffer einplanen, insbesondere bei der elektronischen Angebotsabgabe, bei der technische Probleme wie Uploadfehler oder Serverausfälle auftreten können.
Es empfiehlt sich, die Angebotsabgabe nicht auf die letzten Minuten vor Fristablauf zu verschieben. Viele Vergabeportale protokollieren den genauen Eingang sekundenscharf. Bieter sollten sich ausserdem vergewissern, dass sie die richtige Zeitzone beachten und alle geforderten Unterlagen vollständig hochgeladen haben. Bei Unklarheiten über die Frist oder technischen Problemen sollte umgehend der Auftraggeber kontaktiert werden.
Rechtlicher Rahmen
Die Mindestfristen für EU-weite Vergabeverfahren sind in den Paragraphen 15 bis 20 VgV geregelt. Für den Unterschwellenbereich finden sich die Fristenregelungen in Paragraph 13 UVgO. Die VOB/A regelt die Fristen für Bauaufträge. Die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU gibt in Artikel 27 bis 31 die europäischen Mindestfristen vor, die bei der Umsetzung in nationales Recht nicht unterschritten werden dürfen.