Was bedeutet Vorinformation?
Die Vorinformation, auch Prior Information Notice (PIN) genannt, ist eine Bekanntmachungsart im öffentlichen Vergabewesen, mit der Auftraggeber den Markt frühzeitig über geplante Beschaffungsvorhaben informieren. Sie wird vor der eigentlichen Auftragsbekanntmachung veröffentlicht und dient dazu, potenzielle Bieter auf kommende Ausschreibungen aufmerksam zu machen und ihnen Vorbereitungszeit zu verschaffen.
Die Vorinformation enthält grundlegende Angaben zum geplanten Auftrag wie den Auftragsgegenstand, den geschätzten Umfang, den voraussichtlichen Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung und den Erfüllungsort. Sie verpflichtet den Auftraggeber jedoch nicht zur Durchführung des angekündigten Vergabeverfahrens und begründet keine Rechte potenzieller Bieter.
Ein wesentlicher Vorteil der Vorinformation liegt in der Möglichkeit der Fristverkürzung: Hat der Auftraggeber eine Vorinformation veröffentlicht, kann er im anschließenden offenen Verfahren die Angebotsfrist auf 15 Tage verkürzen, sofern die Vorinformation mindestens 35 Tage und höchstens zwölf Monate vor der Auftragsbekanntmachung an TED übermittelt wurde. Im nicht-offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren kann die Angebotsfrist auf zehn Tage verkürzt werden. Die Vorinformation kann auch als Aufruf zum Wettbewerb dienen, insbesondere im Sektorenbereich.
Relevanz für Bieter
Für Bieter ist die Vorinformation ein wertvolles Instrument zur frühzeitigen Marktbeobachtung. Sie ermöglicht es, geplante Ausschreibungen rechtzeitig zu erkennen und die interne Vorbereitung entsprechend zu planen. Unternehmen, die Vorinformationen systematisch auswerten, verschaffen sich einen zeitlichen Vorsprung gegenüber Wettbewerbern, die erst auf die eigentliche Auftragsbekanntmachung reagieren.
Bieter sollten die auf TED und nationalen Vergabeportalen veröffentlichten Vorinformationen regelmäßig überwachen. Die Vorinformation bietet zudem die Möglichkeit, frühzeitig Kontakt zur Vergabestelle aufzunehmen, sofern dies im Rahmen der Markterkundung zulässig ist. Bieter sollten beachten, dass bei vorheriger Vorinformation die Angebotsfristen verkürzt sein können, was eine schnelle Reaktion nach Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung erfordert.
Rechtlicher Rahmen
Die Vorinformation ist in Paragraph 38 VgV für den Oberschwellenbereich geregelt. Die Möglichkeit der Fristverkürzung findet sich in den Paragraphen 15 Absatz 4, 16 Absatz 6 und 17 Absatz 7 VgV. Die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU regelt die Vorinformation in Artikel 48. Im Sektorenbereich kann die Vorinformation gemäß SektVO auch als Bekanntmachung über das Bestehen eines Präqualifizierungssystems verwendet werden. Die Veröffentlichung erfolgt über TED und muss dem vorgeschriebenen eForms-Format entsprechen.