Was bedeutet Verhandlungsverfahren?
Das Verhandlungsverfahren ist eine Vergabeart, die dem öffentlichen Auftraggeber die Möglichkeit gibt, mit den Bietern über den Inhalt ihrer Angebote zu verhandeln. Im Unterschied zum offenen und nicht-offenen Verfahren, bei denen die eingegangenen Angebote so wie sie sind bewertet werden müssen, erlaubt das Verhandlungsverfahren einen iterativen Prozess der Angebotsoptimierung.
Das Verhandlungsverfahren kann mit oder ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. In der Regel ist ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, in dem die Eignung der Bewerber geprüft und eine Auswahl für die Verhandlungsphase getroffen wird. Das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist nur in engen Ausnahmefällen zulässig, etwa wenn im offenen oder nicht-offenen Verfahren keine geeigneten Angebote eingegangen sind.
Der Ablauf des Verhandlungsverfahrens umfasst mehrere Verhandlungsrunden. In jeder Runde können die Bieter ihre Angebote auf Basis der Verhandlungsergebnisse überarbeiten und verbessern. Der Auftraggeber kann die Zahl der Angebote sukzessive reduzieren, sofern dies in der Bekanntmachung angekündigt wurde. Am Ende steht die abschließende Angebotsaufforderung und die Zuschlagsentscheidung. Wichtig ist, dass der Auftraggeber die Zuschlagskriterien und die Mindestanforderungen während der Verhandlungen nicht ändern darf.
Relevanz für Bieter
Das Verhandlungsverfahren bietet Bietern die einzigartige Möglichkeit, ihr Angebot im Dialog mit dem Auftraggeber zu optimieren. Dies ist besonders bei komplexen Aufträgen vorteilhaft, bei denen die Anforderungen nicht vollständig im Voraus definiert werden können. Bieter können in den Verhandlungen ihre Expertise einbringen und innovative Lösungsansätze vorschlagen.
Bieter sollten sich auf Verhandlungen sorgfältig vorbereiten und eine klare Verhandlungsstrategie entwickeln. Es empfiehlt sich, die eigenen Stärken und Alleinstellungsmerkmale herauszuarbeiten und gleichzeitig die Preisuntergrenze zu kennen. Professionelles Verhandlungsgeschick kann im Verhandlungsverfahren einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen.
Rechtlicher Rahmen
Das Verhandlungsverfahren ist in Paragraph 17 VgV für den Oberschwellenbereich geregelt. Die Voraussetzungen für die Anwendung ohne Teilnahmewettbewerb finden sich in Paragraph 14 Absatz 4 VgV. Für Bauleistungen regelt Paragraph 3a Absatz 4 VOB/A-EU das Verhandlungsverfahren. Im Sektorenbereich steht das Verhandlungsverfahren gemäß SektVO gleichberechtigt neben den anderen Verfahrensarten zur Verfügung. Die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU regelt das Verhandlungsverfahren in Artikel 29. Im Unterschwellenbereich entspricht die Verhandlungsvergabe dem Verhandlungsverfahren und ist in Paragraph 12 UVgO geregelt.