Was bedeutet Submission?
Die Submission, auch Angebotseröffnung oder Eröffnungstermin genannt, bezeichnet den formellen Vorgang der Öffnung und Verlesung der eingegangenen Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist. Dieser Akt markiert einen zentralen Zeitpunkt im Vergabeverfahren, da ab diesem Moment die Inhalte der Angebote dem Auftraggeber bekannt werden und das Vertraulichkeitsprinzip gegenüber den Bietern wirksam wird.
Historisch war die Submission ein öffentlicher Termin, bei dem Bieter oder deren Vertreter anwesend sein konnten und die wesentlichen Angebotseckdaten wie Bieternamen und Angebotspreise verlesen wurden. Im Bereich der Bauvergaben nach VOB/A ist die Teilnahme der Bieter am Eröffnungstermin nach wie vor zulässig. Hier werden die Angebote in Gegenwart der erschienenen Bieter geöffnet und die Angebotsendbeträge verlesen. Diese Transparenz soll sicherstellen, dass nach der Öffnung keine Manipulationen an den Angeboten vorgenommen werden.
Mit der zunehmenden Digitalisierung und der Einführung der elektronischen Vergabe hat sich das Submissionsverfahren gewandelt. Bei elektronisch eingereichten Angeboten erfolgt die Öffnung digital, wobei technische Sicherungsmaßnahmen gewährleisten, dass die Angebote vor dem Eröffnungszeitpunkt weder eingesehen noch verändert werden können. Bei Liefer- und Dienstleistungsvergaben nach VgV findet kein öffentlicher Eröffnungstermin statt; die Öffnung erfolgt intern durch die Vergabestelle.
Relevanz für Bieter
Für Bieter ist der Submissionstermin aus mehreren Gründen relevant. Zunächst definiert er die absolute Deadline für die Angebotsabgabe. Angebote, die nach dem Submissionstermin eingehen, werden grundsätzlich ausgeschlossen, unabhängig von den Gründen für die verspätete Abgabe. Bei elektronischer Angebotsabgabe ist der Zeitstempel des Eingangs auf der Vergabeplattform maßgeblich.
Bei Bauvergaben haben Bieter das Recht, am Eröffnungstermin teilzunehmen und die verlesenen Informationen zu notieren. Dies ermöglicht eine erste Einschätzung der Wettbewerbssituation. Bieter erhalten so unmittelbar Kenntnis über die Zahl der Mitbewerber und deren Angebotspreise, was für die weitere Geschäftsstrategie wertvoll sein kann.
Rechtlicher Rahmen
Für Bauleistungen regelt Paragraph 14 VOB/A den Eröffnungstermin im Detail. Im Oberschwellenbereich finden sich die Bestimmungen in Paragraph 14 VOB/A-EU. Für Liefer- und Dienstleistungen im Oberschwellenbereich regelt Paragraph 55 VgV die Öffnung der Angebote. Die UVgO enthält in Paragraph 40 entsprechende Regelungen für den Unterschwellenbereich. Wesentlich ist, dass die Integrität der Angebote bis zum Eröffnungszeitpunkt gewährleistet sein muss und alle Angebote gleichzeitig geöffnet werden.