Was bedeutet Stillhaltefrist?
Die Stillhaltefrist, auch Informations- und Wartefrist genannt, ist eine gesetzlich vorgeschriebene Frist im Oberschwellenbereich, während derer der öffentliche Auftraggeber nach der Mitteilung der Zuschlagsentscheidung keinen Zuschlag erteilen darf. Sie dient dem Bieterrechtsschutz, indem sie den nicht berücksichtigten Bietern Zeit gibt, die Vergabeentscheidung zu prüfen und gegebenenfalls ein Nachprüfungsverfahren einzuleiten, bevor der Vertrag wirksam geschlossen wird.
Die Stillhaltefrist beträgt mindestens zehn Kalendertage, wenn die Vorabinformation per Fax oder auf elektronischem Weg versandt wird, und mindestens 15 Kalendertage, wenn die Mitteilung auf anderem Wege erfolgt. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information an die Bieter. Während dieser Frist darf der Auftraggeber den Zuschlag nicht erteilen. Ein Verstoß gegen die Stillhaltefrist kann zur Unwirksamkeit des geschlossenen Vertrags führen.
Die Vorabinformation, die die Stillhaltefrist auslöst, muss bestimmte Mindestinhalte aufweisen. Der Auftraggeber muss jeden nicht berücksichtigten Bieter über den Namen des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, sowie über die Gründe für die Ablehnung des eigenen Angebots informieren. Erst nach Ablauf der Stillhaltefrist und nur wenn kein Nachprüfungsantrag eingegangen ist, darf der Zuschlag erteilt werden.
Relevanz für Bieter
Die Stillhaltefrist ist für Bieter von herausragender Bedeutung, da sie das Zeitfenster für die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens definiert. Erhält ein Bieter eine Absage, muss er innerhalb dieser Frist entscheiden, ob er die Vergabeentscheidung akzeptiert oder anficht. Eine schnelle Analyse der Absagegründe und eine zügige rechtliche Beratung sind daher unabdingbar.
Bieter sollten nach Erhalt der Vorabinformation unverzüglich prüfen, ob die genannten Ablehnungsgründe nachvollziehbar und rechtmäßig sind. Bestehen Zweifel, muss der Vergabeverstoß zunächst gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Bleibt die Rüge erfolglos, kann innerhalb der Stillhaltefrist ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer gestellt werden. Versäumt der Bieter die Stillhaltefrist, verliert er in der Regel sein Nachprüfungsrecht.
Rechtlicher Rahmen
Die Stillhaltefrist ist in Paragraph 134 GWB geregelt. Die Vorabinformationspflicht ergibt sich ebenfalls aus Paragraph 134 GWB. Die Rechtsfolge eines Verstoßes gegen die Stillhaltefrist, also die Unwirksamkeit des Vertrags, ist in Paragraph 135 Absatz 1 Nummer 1 GWB normiert. Auf EU-Ebene geht die Stillhaltefrist auf die Rechtsmittelrichtlinie 2007/66/EG zurück. Im Unterschwellenbereich besteht keine gesetzliche Stillhaltepflicht, wobei einige Vergabeordnungen Informationspflichten vorsehen.