Was bedeutet Vorabinformation?
Die Vorabinformation, auch als Informationsschreiben nach Paragraph 134 GWB oder umgangssprachlich als "Bieterinformation" bekannt, ist eine gesetzlich vorgeschriebene Mitteilung, die der öffentliche Auftraggeber im Oberschwellenbereich an alle nicht berücksichtigten Bieter senden muss, bevor er den Zuschlag erteilt. Sie informiert den Bieter darüber, dass sein Angebot nicht für den Zuschlag vorgesehen ist, und gibt die Gründe für die Nichtberücksichtigung an.
Die Vorabinformation muss bestimmte Mindestinhalte aufweisen: den Namen des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, die Gründe für die Nichtberücksichtigung des eigenen Angebots und den frühestmöglichen Zeitpunkt der Zuschlagserteilung. Bei Angeboten, die aus formalen Gründen ausgeschlossen wurden, muss der Auftraggeber die Ausschlussgründe darlegen. Bei einer inhaltlichen Bewertung muss er die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots benennen.
Mit der Absendung der Vorabinformation beginnt die Stillhaltefrist, während derer der Zuschlag nicht erteilt werden darf. Diese Wartefrist soll den Bietern Gelegenheit geben, die Vergabeentscheidung zu prüfen und gegebenenfalls ein Nachprüfungsverfahren einzuleiten. Ein Zuschlag, der unter Verstoß gegen die Vorabinformationspflicht erteilt wird, kann auf Antrag für unwirksam erklärt werden.
Relevanz für Bieter
Die Vorabinformation ist für Bieter von zentraler Bedeutung, da sie das Tor zum vergaberechtlichen Rechtsschutz darstellt. Erst durch die Vorabinformation erfährt der Bieter, dass sein Angebot nicht erfolgreich war, und erhält die notwendigen Informationen, um die Rechtmäßigkeit der Vergabeentscheidung zu beurteilen.
Bieter sollten die Vorabinformation unmittelbar nach Erhalt sorgfältig analysieren. Die genannten Ablehnungsgründe sind daraufhin zu prüfen, ob sie sachlich nachvollziehbar und vergaberechtlich zulässig sind. Bestehen Zweifel an der Rechtmäßigkeit, muss zunächst eine Rüge gegenüber dem Auftraggeber erhoben werden. Dies sollte unverzüglich geschehen, da die Stillhaltefrist nur zehn bzw. 15 Kalendertage beträgt. Bei unzureichenden Begründungen hat der Bieter das Recht, weitere Informationen vom Auftraggeber zu verlangen.
Rechtlicher Rahmen
Die Vorabinformationspflicht ist in Paragraph 134 GWB geregelt. Die Stillhaltefrist beträgt gemäß Paragraph 134 Absatz 2 GWB mindestens zehn Kalendertage bei elektronischer Übermittlung und 15 Kalendertage bei sonstiger Übermittlung. Ein Verstoß gegen die Informationspflicht kann gemäß Paragraph 135 Absatz 1 Nummer 1 GWB zur Unwirksamkeit des geschlossenen Vertrages führen. Die Vorabinformationspflicht geht auf Artikel 2a der EU-Rechtsmittelrichtlinie 2007/66/EG zurück. Im Unterschwellenbereich besteht keine gesetzliche Vorabinformationspflicht, wenngleich einige Vergabeordnungen freiwillige Informationspflichten vorsehen.