Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Was bedeutet Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)?

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE), im Englischen European Single Procurement Document (ESPD) genannt, ist ein standardisiertes Selbsterklärungsformular, das im Rahmen der EU-Vergabereform 2014 eingeführt wurde. Die EEE ermöglicht es Bietern und Bewerbern, ihre Eignung für ein Vergabeverfahren vorläufig nachzuweisen, ohne sofort sämtliche Bescheinigungen und Nachweise einreichen zu müssen. Erst der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, muss die vollständigen Nachweise vorlegen.

Die EEE ist in mehrere Teile gegliedert: Teil I enthält allgemeine Angaben zum Vergabeverfahren und zum Auftraggeber. Teil II umfasst Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer. Teil III enthält Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (etwa strafrechtliche Verurteilungen, Steuerschulden, Insolvenz). Teil IV beinhaltet Angaben zu den Eignungskriterien in Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Teil V dient der Reduzierung der Zahl geeigneter Bewerber, sofern zutreffend. Teil VI enthält die abschließenden Erklärungen.

Die EEE wird elektronisch erstellt. Der Auftraggeber legt zunächst eine Anforderungsvorlage an, in der er festlegt, welche Ausschlussgründe und Eignungskriterien er abfragt; der Bieter füllt diese Vorlage anschließend mit seinen Angaben aus. In Deutschland wird die EEE bei EU-weiten Vergabeverfahren als vorläufiger Eignungsnachweis akzeptiert und ist in der Praxis weit verbreitet.

EEE ausfüllen: der Ablauf im Verfahren

Die EEE ist kein Dokument, das ein Bieter frei aufsetzt. Sie folgt immer der Vorlage des Auftraggebers, und der Weg dorthin unterscheidet sich je nach Vergabeplattform.

1. Vorlage aus den Vergabeunterlagen ziehen. Je nach Verfahren liegt die EEE als XML-Datei bei, ist als PDF-Formular beigefügt oder wird direkt in der Vergabeplattform ausgefüllt. Die XML-Variante wird nicht gelesen, sondern in das jeweilige EEE-Werkzeug importiert.
2. Teil II sorgfältig füllen. Firmierung, Rechtsform, Handelsregister- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Vertretungsberechtigte und die Angabe, ob es sich um ein KMU handelt. Die KMU-Angabe wirkt harmlos, entscheidet aber in manchen Verfahren über Losaufteilung und Wertungsvorteile.
3. Teil III wahrheitsgemäß beantworten. Wo ein Ausschlussgrund vorliegt, ist die Selbstreinigung zu beschreiben, statt die Frage zu verneinen. Eine falsche Verneinung ist ein eigener, zwingender Ausschlussgrund.
4. Teil IV gegen die Bekanntmachung prüfen. Umsatzangaben, Referenzen, Personalzahlen und Zertifikate müssen genau die Kennzahlen treffen, die der Auftraggeber abgefragt hat — gleicher Zeitraum, gleiche Bezugsgröße.
5. Nachweise bereitlegen. Die EEE ersetzt die Bescheinigungen nur vorläufig. Wer den Zuschlag erhalten soll, muss sie meist innerhalb weniger Tage vorlegen. Führungszeugnisse und Unbedenklichkeitsbescheinigungen haben Beschaffungszeiten, die diese Frist überschreiten können.

EEE bei Bietergemeinschaft, Eignungsleihe und Nachunternehmern

Dies ist der Punkt, an dem Angebote am häufigsten formal scheitern: Die EEE ist keine Erklärung des Angebots, sondern eine Erklärung je Unternehmen.

• Bietergemeinschaft: Jedes Mitglied gibt eine eigene EEE ab. Eine gemeinsame Erklärung des federführenden Mitglieds genügt nicht.
• Eignungsleihe: Jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter stützt, gibt eine eigene EEE ab. Sie tritt neben die Verpflichtungserklärung, ersetzt sie aber nicht.
• Nachunternehmer: Wird ein Nachunternehmer nur zur Ausführung eingesetzt, ohne dass Eignung geliehen wird, verlangt der Auftraggeber häufig eine Erklärung zu den Ausschlussgründen, nicht zwingend die vollständige EEE. Was gefordert ist, steht in den Vergabeunterlagen — hier gilt kein einheitlicher Standard.

In jedem Fall gilt: Die Erklärungen der beteiligten Unternehmen müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe vorliegen. Sie später nachzureichen ist Ermessenssache des Auftraggebers, und bei Eignungsnachweisen wird dieses Ermessen eng ausgeübt.

EEE, ESPD und einfache Eigenerklärung: die Unterschiede

EEE und ESPD sind also kein Gegensatzpaar, sondern derselbe Begriff in zwei Sprachen. Wer in Ausschreibungsunterlagen beide Abkürzungen liest, muss nichts Zusätzliches ausfüllen.

Typische Fehler bei der EEE

• Nur der Bieter gibt eine EEE ab, obwohl Bietergemeinschaft oder Eignungsleihe vorliegt.
• Teil IV wird pauschal ausgefüllt, statt die in der Bekanntmachung genannten Mindestanforderungen und Zeiträume zu treffen.
• Ein Ausschlussgrund wird verneint, statt die durchgeführte Selbstreinigung darzustellen.
• Die EEE ist von einer Person unterzeichnet, die nach Handelsregister nicht allein vertretungsberechtigt ist.
• Die vollständigen Nachweise werden erst nach der Zuschlagsankündigung beschafft und treffen nicht rechtzeitig ein.

Häufige Fragen zur EEE

Ersetzt die EEE die Eignungsnachweise dauerhaft?

Nein. Sie ersetzt die Nachweise nur vorläufig. Der Auftraggeber fordert die Bescheinigungen vor Zuschlagserteilung an und darf sie im Verfahren jederzeit verlangen, wenn dies zur ordnungsgemäßen Durchführung erforderlich ist.

Kann ich eine EEE aus einem früheren Verfahren wiederverwenden?

Die Angaben lassen sich übernehmen, das Dokument nicht unbesehen. Jede EEE bezieht sich auf die Anforderungsvorlage eines konkreten Verfahrens, und die abgefragten Eignungskriterien unterscheiden sich. Übernommene Angaben müssen zudem weiterhin zutreffen.

Was passiert bei falschen Angaben in der EEE?

Vorsätzlich falsche Angaben führen zum Ausschluss aus dem laufenden Verfahren und können darüber hinaus zum Ausschluss aus künftigen Vergaben führen. Die EEE ist eine Erklärung mit Rechtsfolgen, kein Deckblatt.

Wer muss die EEE unterschreiben?

Eine nach Handelsregister oder Vollmacht vertretungsberechtigte Person. Bei Gesamtvertretung sind die entsprechenden Unterschriften nötig. Wird das Angebot elektronisch abgegeben, richtet sich die Signaturform nach den Vorgaben der Vergabeplattform.

Gibt es die EEE auch unterhalb der EU-Schwellenwerte?

Dort ist sie nicht vorgeschrieben. Auftraggeber verwenden im Unterschwellenbereich eigene Formblätter zur Eigenerklärung. Manche akzeptieren die EEE freiwillig; maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

Zahlen & Fakten

Rechtlicher Rahmen

Die EEE ist in Artikel 59 der EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU verankert und wurde in Deutschland durch Paragraph 48 Absatz 3 VgV umgesetzt. Die Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 legt das Standardformular für die EEE fest. Im Unterschwellenbereich kann statt der EEE auch eine Eigenerklärung nach dem jeweiligen nationalen Muster verwendet werden. Auftraggeber sind verpflichtet, die EEE als vorläufigen Nachweis zu akzeptieren.