Was bedeutet E-Vergabe?
E-Vergabe (elektronische Vergabe) bezeichnet die Durchführung öffentlicher Beschaffungsverfahren auf vollständig elektronischem Weg. Dies umfasst die gesamte Prozesskette: die elektronische Bekanntmachung der Ausschreibung, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen zum Download, die elektronische Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bietern (einschließlich Bieterfragen), die digitale Angebotsabgabe, die elektronische Öffnung und Wertung der Angebote sowie die elektronische Zuschlagsmitteilung.
Die E-Vergabe wurde in Deutschland stufenweise eingeführt. Seit dem 18. April 2016 müssen zentrale Beschaffungsstellen des Bundes Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte elektronisch abwickeln. Seit dem 18. Oktober 2018 gilt die Pflicht zur elektronischen Vergabe für alle öffentlichen Auftraggeber bei EU-weiten Verfahren. Auch im Unterschwellenbereich setzen immer mehr Auftraggeber auf die E-Vergabe, wenngleich hier noch keine allgemeine Pflicht besteht.
Die technische Infrastruktur der E-Vergabe basiert auf Vergabeportalen und E-Vergabe-Systemen, die von verschiedenen Anbietern betrieben werden. In Deutschland existiert eine Vielzahl von Plattformen, darunter die Vergabeplattform des Bundes, das Deutsche Vergabeportal (DTVP), die Vergabemarktplätze der Bundesländer sowie Systeme privatwirtschaftlicher Anbieter. Diese Vielfalt stellt eine Herausforderung dar, da Bieter sich auf mehreren Plattformen registrieren müssen.
Relevanz für Bieter
Die E-Vergabe bietet Bietern erhebliche Vorteile: vereinfachter Zugang zu Ausschreibungen, schnellere Kommunikation, reduzierte Druck- und Versandkosten sowie eine bessere Nachvollziehbarkeit aller Verfahrensschritte. Gleichzeitig erfordert sie eine Anpassung der internen Prozesse und eine angemessene technische Ausstattung.
Bieter müssen sich auf den relevanten Vergabeportalen registrieren und die jeweilige Bietersoftware installieren. Da die Plattformen unterschiedliche technische Anforderungen und Bedienkonzepte haben, empfiehlt sich eine frühzeitige Einarbeitung. Unternehmen sollten zudem sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur die Anforderungen der elektronischen Angebotsabgabe erfüllt, insbesondere hinsichtlich Verschlüsselung und gegebenenfalls elektronischer Signatur.
Rechtlicher Rahmen
Die Pflicht zur E-Vergabe ergibt sich aus den Paragraphen 9 bis 12 VgV, die die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren regeln. Paragraph 53 VgV schreibt die elektronische Übermittlung von Angeboten vor. Im Unterschwellenbereich enthält die UVgO in den Paragraphen 7 und 38 entsprechende Regelungen. Auf europäischer Ebene bilden die EU-Vergaberichtlinien 2014/24/EU und 2014/25/EU sowie die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 die Grundlage für die elektronische Vergabe.