Was bedeutet Digitale Angebotsabgabe?
Die digitale Angebotsabgabe ist die elektronische Einreichung von Angeboten und Teilnahmeanträgen über Vergabeportale. Seit dem 18. Oktober 2018 ist die elektronische Angebotsabgabe bei EU-weiten Vergabeverfahren für alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtend. Auch im Unterschwellenbereich hat sich die digitale Einreichung weitgehend durchgesetzt. Papierbasierte Angebote sind nur noch in eng begrenzten Ausnahemfällen zulässig.
Die technische Abwicklung erfolgt über sogenannte Vergabeplattformen oder E-Vergabe-Systeme, die eine sichere und vertrauliche Übermittlung der Angebotsdaten gewährleisten. Der Bieter lädt seine Angebotsunterlagen in einem definierten elektronischen Format auf die Plattform hoch. Das System dokumentiert den exakten Eingangszeitpunkt und stellt sicher, dass die Angebote bis zum Ablauf der Öffnungsfrist verschlüsselt und für den Auftraggeber nicht einsehbar sind. Erst nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Entschlüsselung und Öffnung der Angebote.
Je nach Vergabeplattform und Anforderungen des Auftraggebers können unterschiedliche Sicherheitsstufen vorgesehen sein. In einigen Fällen genügt eine einfache Textform, in anderen wird eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt. Die meisten Vergabeportale bieten eine eigene Bietersoftware oder ein Bietermodul an, über das die Angebotsabgabe abgewickelt wird. Bekannte Plattformen in Deutschland sind unter anderem die eVergabe des Bundes, das Deutsche Vergabeportal (DTVP), subreport und verschiedene länderspezifische Systeme.
Relevanz für Bieter
Die Umstellung auf die digitale Angebotsabgabe erfordert von Bietern eine entsprechende technische Ausstattung und organisatorische Vorbereitung. Unternehmen müssen sich auf den relevanten Vergabeportalen registrieren, die erforderliche Software installieren und ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Systemen schulen. Es empfiehlt sich, die Angebotsabgabe vorab zu testen, um technische Probleme am Tag der Abgabe zu vermeiden.
Bieter sollten ausreichend Zeitpuffer für die digitale Einreichung einplanen. Uploadzeiten bei großen Dateien, Serverüberlastungen kurz vor Fristablauf oder technische Kompatibilitätsprobleme können zu Verzögerungen führen. Ein verspäteter Eingang führt auch bei technischen Problemen in der Regel zum Angebotsausschluss, es sei denn, die Verspätung ist ausschließlich der Sphare des Auftraggebers zuzurechnen.
Rechtlicher Rahmen
Die Pflicht zur elektronischen Angebotsabgabe ergibt sich aus Paragraph 53 VgV für den Oberschwellenbereich. Paragraph 38 UVgO regelt die elektronische Kommunikation im Unterschwellenbereich. Die technischen Anforderungen an die Vertraulichkeit und Integrität der übermittelten Daten werden durch die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU und die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 für elektronische Signaturen definiert.