Was bedeutet eForms?
eForms (electronic Forms) sind die neuen EU-weit standardisierten elektronischen Formulare für die Erstellung und Veröffentlichung von Bekanntmachungen im öffentlichen Vergabewesen. Sie ersetzen die bisherigen Standardformulare (sogenannte TED-Formulare) und wurden durch die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 eingeführt. In Deutschland ist die Verwendung von eForms seit dem 25. Oktober 2023 für alle EU-weiten Bekanntmachungen verpflichtend.
Das eForms-System umfasst verschiedene Bekanntmachungstypen, darunter Vorinformationen, Auftragsbekanntmachungen, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachungen über Vertragsänderungen. Die Formulare basieren auf einem umfangreichen Datenkatalog mit mehreren hundert Feldern, von denen je nach Bekanntmachungstyp und Verfahrensart eine bestimmte Auswahl auszufüllen ist. Die Daten werden in einem standardisierten XML-Format strukturiert und an die Plattform TED (Tenders Electronic Daily) übermittelt.
Die Einführung von eForms verfolgt mehrere Ziele: die Erhöhung der Datenqualität und -vergleichbarkeit, die Verbesserung der Transparenz, die Erleichterung der Datenauswertung für statistische und analytische Zwecke sowie die Vereinfachung der grenzüberschreitenden Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. In Deutschland wurde der nationale eForms-Standard als DE-Standard entwickelt, der die europäischen Vorgaben umsetzt und nationale Besonderheiten berücksichtigt.
Relevanz für Bieter
Für Bieter bedeutet die Einführung von eForms eine verbesserte Auffindbarkeit und Vergleichbarkeit von Ausschreibungen. Die standardisierte Datenstruktur ermöglicht präzisere Suchabfragen auf TED und nationalen Vergabeportalen. Insbesondere die einheitliche Verwendung von CPV-Codes, NUTS-Codes und weiteren Klassifikationen erleichtert die automatisierte Überwachung relevanter Ausschreibungen.
Bieter profitieren zudem von einer höheren Informationsqualität der Bekanntmachungen, da eForms detailliertere und strukturiertere Angaben zu Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Losinformationen und Vertragsbedingungen enthalten. Dies ermöglicht eine schnellere und fundierte Entscheidung über die Teilnahme an einer Ausschreibung. Gleichzeitig müssen sich Bieter auf das neue Format einstellen und ihre internen Monitoring-Systeme entsprechend anpassen.
Rechtlicher Rahmen
Die rechtliche Grundlage für eForms bildet die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780, die durch die Verordnung (EU) 2022/2303 geändert wurde. In Deutschland regelt das eForms-Anpassungsgesetz die nationale Umsetzung. Der deutsche eForms-Standard (DE-Standard) wird vom Datenservice Öffentlicher Einkauf (DöE) im Beschaffungsamt des BMI verwaltet und kontinuierlich weiterentwickelt. Die Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) nutzt die eForms-Daten für die Vergabestatistik.