Eine Ausschreibung passt zu Ihrem Unternehmen, doch für einen Teil der Leistung fehlt die Kapazität. Oder Sie können den Auftrag fachlich bewältigen, erfüllen aber eine geforderte Referenz nicht allein. In beiden Fällen kann ein Partner helfen. Die rechtlichen Anforderungen unterscheiden sich jedoch.
Ein Nachunternehmer ist ein selbstständiges Unternehmen, das für den Hauptauftragnehmer einen Teil der vertraglich geschuldeten Leistung ausführt. Im Vergaberecht wird dafür auch der Begriff Unterauftragnehmer verwendet; Subunternehmer ist eine übliche weitere Bezeichnung.
Dieser Leitfaden erläutert vor allem den Einsatz bei Liefer- und Dienstleistungsvergaben nach der VgV. Für Sektorenvergaben enthält § 34 SektVO eigene Regelungen. Bei Bauvergaben sind insbesondere die jeweils anwendbaren VOB/A-Regeln zu prüfen; die Abgrenzung zur VgV folgt aus § 2 VgV.
Nachunternehmer, Eignungsverleiher und Bietergemeinschaft unterscheiden
Klären Sie, wer den Auftrag anbietet und auf wessen Leistungsfähigkeit sich die Bewerbung stützt.
| Konstellation | Rolle des Partners | Konsequenz für die Vorbereitung |
|---|---|---|
| Reiner Nachunternehmer | Führt einen Leistungsteil im Unterauftrag aus | Leistungsanteil, Benennung und verlangte Unterlagen prüfen |
| Nachunternehmer mit Eignungsleihe | Führt Leistungen aus und stellt Kapazitäten für geforderte Eignung bereit | Zusätzlich konkrete Eignung und tatsächliche Verfügbarkeit belegen |
| Eignungsverleiher ohne eigenen Leistungsteil | Stellt etwa wirtschaftliche oder finanzielle Kapazität bereit | Umfang und Verfügbarkeit der Unterstützung konkret nachweisen |
| Mitglied einer Bietergemeinschaft | Bietet gemeinsam mit anderen Unternehmen an | Gemeinsames Angebot, Zuständigkeiten und Eignungskonzept festlegen |
Unteraufträge und Eignungsleihe regeln § 36 VgV und § 47 VgV. Für Bewerber- und Bietergemeinschaften gilt § 43 VgV. Welche Nachweise im einzelnen Verfahren verlangt werden, entnehmen Sie dessen Bekanntmachung und Unterlagen.
Eine Eignungsleihe setzt nicht voraus, dass beide Unternehmen demselben Konzern angehören. Umgekehrt ersetzt eine Konzernverbindung keinen Nachweis, dass die benötigten Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen. Maßgeblich ist die konkrete Unterstützung für den ausgeschriebenen Auftrag.
Wann liegt Eignungsleihe vor?
Nimmt Ihr Unternehmen fremde Kapazitäten in Anspruch, um die geforderte wirtschaftliche und finanzielle oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit nachzuweisen, greift § 47 Absatz 1 VgV. Die Verbindung zwischen Eignungskriterium, Partner und verfügbarer Kapazität muss nachvollziehbar sein.
Fiktives Beispiel: Ein IT-Dienstleister bietet die Einführung einer Lernplattform an. Er erfüllt die geforderten eigenen Referenzen und vergibt Schulungen aus Kapazitätsgründen an einen Trainer. Das ist zunächst ein Unterauftrag. Verlangt die Ausschreibung dagegen eine bestimmte Schulungserfahrung, die nur der Trainer nachweisen kann und auf die sich der Bieter beruft, kommt Eignungsleihe hinzu.
Bei einschlägiger beruflicher Erfahrung sowie bestimmten Ausbildungs- und Befähigungsnachweisen muss der Partner die Leistung ausführen, für die diese Kapazitäten benötigt werden. Seinen Namen und seine Unterlagen beizusteuern genügt dafür nicht. Diese Einschränkung steht ausdrücklich in § 47 Absatz 1 VgV.
Prüfen Sie außerdem, ob der Auftraggeber bestimmte kritische Aufgaben zur Ausführung durch den Bieter selbst oder ein Mitglied der Bietergemeinschaft vorgegeben hat. § 47 Absatz 5 VgV eröffnet diese Möglichkeit für bestimmte Dienstleistungs-, Verlege- und Installationsaufgaben. Ein Partner kann daher nicht jede Lücke beliebig schließen.
Wann müssen Nachunternehmer benannt werden?
Nach § 36 Absatz 1 VgV kann der Auftraggeber bei Angebotsabgabe die vorgesehenen Unterauftragsanteile und, falls zumutbar, die vorgesehenen Unternehmen verlangen. Vor Zuschlag kann er von Bietern in der engeren Wahl außerdem die Benennung und den Nachweis verlangen, dass deren erforderliche Mittel verfügbar sind.
Lesen Sie die Bekanntmachung, die benannten Fundstellen in den Vergabeunterlagen und das Nachunternehmerformular zusammen. Notieren Sie:
- die offenzulegenden Leistungsanteile;
- die namentlich zu benennenden Unternehmen und den jeweiligen Zeitpunkt;
- die mit Teilnahmeantrag oder Angebot einzureichenden Erklärungen und Belege;
- die erst auf Anforderung benötigten Unterlagen.
Für Eignungsnachweise bestimmt § 48 Absatz 1 VgV, dass auch der Vorlagezeitpunkt anzugeben ist. Die aktuelle Regelung unterscheidet ausdrücklich zwischen Teilnahmeantrag, Angebot und späterer Anforderung. Eine spätere Anforderung bedeutet jedoch nicht, dass Sie die tatsächliche Verfügbarkeit des Partners bis dahin ungeklärt lassen sollten.
Welche Nachweise gehören in die Partnerakte?
Eine Partnerakte hält die für das konkrete Angebot relevanten Informationen zusammen. Die folgende Arbeitsliste ist keine gesetzliche Standardliste und ersetzt nicht die im Verfahren geforderten Formblätter:
| Unterlage oder Information | Zweck | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Unternehmensdaten und Kontakt | Partner eindeutig zuordnen | Vollständige Firma, Vertretung, erreichbare Ansprechperson |
| Abgegrenzter Leistungsanteil | Schnittstellen und Verantwortung klären | Konkrete Arbeitspakete statt „Unterstützung bei Bedarf“ |
| Geforderte Eigenerklärungen | Ausschlussgründe und Anforderungen prüfen | Passende Erklärung für dieses Unternehmen |
| Relevante Eignungsbelege | Zugeordnete Kriterien nachweisen | Inhalt, Zeitraum und Umfang passen zur Anforderung |
| Verfügbarkeitsnachweis | Zugriff auf benötigte Kapazitäten belegen | Ressourcen und Zeitraum entsprechen dem Auftrag |
| Interne Terminbestätigung | Zulieferung und Freigabe sichern | Puffer vor den externen Abgabefristen |
Bei Eignungsleihe prüft der Auftraggeber das Unternehmen hinsichtlich der betroffenen Eignungskriterien und möglicher Ausschlussgründe. Eine entsprechende Verpflichtungserklärung ist ein im Gesetz genanntes Beispiel für den Verfügbarkeitsnachweis. Grundlage ist § 47 Absätze 1 und 2 VgV.
Was eine Verpflichtungserklärung konkret leisten muss
Ein Schreiben „Wir unterstützen den Bieter im Auftragsfall“ lässt offen, wer was und wann bereitstellt. Ordnen Sie mindestens das Vergabeverfahren, das unterstützte Unternehmen, die benötigten Kapazitäten und deren Verfügbarkeit für den Auftrag eindeutig zu.
Bei einem Partner, dessen Erfahrung Sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen, müssen Verpflichtungserklärung, Leistungsbeschreibung im Angebot und tatsächliche Aufgabenverteilung zusammenpassen. Prüfen Sie die Erklärung gegen das vom Auftraggeber verlangte Formular und dessen Formvorgaben.
Lassen Sie die Erklärung rechtzeitig von der dafür zuständigen Person beim Partner bestätigen. Halten Sie intern fest, wer die Angaben fachlich geprüft hat. Die Mittel müssen für den Auftrag tatsächlich zur Verfügung stehen. Eine Erklärung ohne entsprechende Zusage reicht nicht.
Wer haftet gegenüber dem Auftraggeber?
Die Haftung des Hauptauftragnehmers bleibt durch die Unterauftragsvergabe unberührt. Das stellt § 36 Absatz 2 VgV klar. Ergänzend regelt § 278 BGB, dass ein Schuldner das Verschulden der zur Vertragserfüllung eingesetzten Personen grundsätzlich wie eigenes Verschulden zu vertreten hat.
Stimmen Sie bei der Vertragsvorbereitung Qualitätsanforderungen, Mitwirkung, Termine, Abnahme, Vertraulichkeit und den Umgang mit Fehlern zwischen Haupt- und Unterauftrag ab. Wenn Ihr Kunde eine Leistung am Montag benötigt, hilft Ihnen eine Partnerzusage für Dienstag nicht.
Eine gemeinsame Haftung von Bieter und Partner ist besonders zu prüfen, wenn wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit geliehen wird. Der Auftraggeber kann sie nach § 47 Absatz 3 VgV entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangen. Daraus folgt keine automatische gesamtschuldnerische Haftung jedes beliebigen Nachunternehmers.
Auch bei der Ausführung gelten Pflichten in der Unterauftragnehmerkette. § 36 Absatz 4 VgV verweist für alle Stufen auf § 128 Absatz 1 GWB, unter anderem zu arbeits- und sozialrechtlichen Verpflichtungen.
Was passiert, wenn der Partner ausfällt?
Unterscheiden Sie einen Ersatz vor Zuschlag von einer Änderung während der Vertragsausführung. Vor Zuschlag verlangt der Auftraggeber bei zwingenden Ausschlussgründen die Ersetzung des Unterauftragnehmers; bei fakultativen Gründen kann er sie verlangen. Für Eignungsverleiher kommt auch die fehlende Erfüllung des betroffenen Eignungskriteriums hinzu. Das ergibt sich aus § 36 Absatz 5 VgV und § 47 Absatz 2 VgV.
Während der Ausführung müssen Sie vertragliche Zustimmungs- und Mitteilungspflichten sowie fortbestehende Eignungsanforderungen prüfen. Für bestimmte Dienstleistungen unter direkter Aufsicht in einer Einrichtung des Auftraggebers sieht § 36 Absatz 3 VgV Mitteilungen über die eingesetzten Unternehmen und Änderungen vor; der Auftraggeber kann solche Pflichten erweitern.
Ändert ein Austausch zugleich den öffentlichen Auftrag wesentlich, ist zusätzlich § 132 GWB relevant. Ein Personal- oder Partnerwechsel ist daher anhand seiner konkreten Auswirkungen zu prüfen. Die bloße Existenz einer Ersatzfirma genügt nicht als Freigabe.
Checkliste vor der Angebotsfreigabe
- Vergaberegime, Leistungsumfang und Unterauftragsvorgaben sind geklärt.
- Jeder Partner ist als Nachunternehmer, Eignungsverleiher oder Gemeinschaftsmitglied richtig eingeordnet.
- Jedes geliehene Eignungskriterium ist einer konkreten Kapazität zugeordnet.
- Benennung, Formblätter und Nachweise sind mit ihren Vorlagefristen erfasst.
- Die erforderliche Verfügbarkeit ist bestätigt; Ausführungsanteile stimmen mit der Eignungsleihe überein.
- Kritische Aufgaben, Haftungsanforderungen und Schnittstellen sind geprüft.
- Für offene Punkte gibt es eine verantwortliche Person und einen Termin vor der internen Freigabe.
Nehmen Sie diese Prüfung in Ihre Bid/No-Bid-Entscheidung auf. Ein noch nicht bestätigter Partner ist ein offener Punkt in der Teilnahmeentscheidung. Wie die Nachweiskoordination in den Gesamtprozess passt, beschreibt der Beitrag Was macht ein Bid Manager?.
Häufige Fragen
Was ist ein Nachunternehmer?
Ein Nachunternehmer ist ein selbstständiges Unternehmen, das für den Hauptauftragnehmer einen Teil der vertraglich geschuldeten Leistung ausführt. Im Vergaberecht wird dafür auch der Begriff Unterauftragnehmer verwendet; Subunternehmer ist eine übliche weitere Bezeichnung.
Ist jeder Nachunternehmer zugleich Eignungsverleiher?
Nein. Eignungsleihe kommt hinzu, wenn der Bieter sich auf Kapazitäten des anderen Unternehmens beruft, um geforderte wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit nachzuweisen. Eine reine Auslagerung von Arbeiten genügt dafür nicht.
Muss ich Nachunternehmer bereits im Angebot nennen?
Prüfen Sie Bekanntmachung und Vergabeunterlagen. Nach § 36 Absatz 1 VgV kann der Auftraggeber die Angabe der vorgesehenen Leistungsanteile und, soweit zumutbar, der Unternehmen bei Angebotsabgabe verlangen. Für Bieter in der engeren Wahl kann er weitere Angaben und Verfügbarkeitsnachweise vor Zuschlag anfordern.
Wer haftet für Fehler eines Nachunternehmers?
Gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber bleibt die Haftung des Hauptauftragnehmers bestehen. Ob und in welchem Umfang er anschließend Ansprüche gegen den Nachunternehmer hat, richtet sich nach dem Unterauftrag und den gesetzlichen Regeln.
Kann ich fremde Referenzen verwenden, ohne den Partner einzusetzen?
Bei einer Eignungsleihe für einschlägige berufliche Erfahrung oder die in § 47 Absatz 1 VgV genannten beruflichen Befähigungsnachweise muss das Unternehmen die Leistung ausführen, für die diese Kapazitäten benötigt werden. Eine bloße Überlassung von Referenzunterlagen reicht dafür nicht.
Sammeln Sie die erforderlichen Partnerangaben, Leistungszusagen und Eignungsbelege am jeweiligen Verfahren. In procuris können Sie Ihre Partner und Angebotsarbeit zentral organisieren. Den rechtlichen Zusammenhang erläutert der Überblick zu GWB Teil 4.
Rechtsstand geprüft am 5. September 2026 anhand der verlinkten amtlichen Fassungen. Das Fallbeispiel und die Arbeitslisten dienen der Veranschaulichung.