Eine Bid/No-Bid-Entscheidung legt fest, ob ein Unternehmen Zeit und Budget in eine Ausschreibung investiert. Sie beantwortet zwei Fragen in dieser Reihenfolge: Können wir die zwingenden Voraussetzungen erfüllen? Und lohnt sich die Teilnahme im Vergleich zu unseren anderen Möglichkeiten?
Eine gewichtete Matrix unterstützt die zweite Frage. Für die erste brauchen Sie klare Prüfkriterien. Wer beides vermischt, kann eine fehlende Pflichtreferenz versehentlich mit einem attraktiven Auftragswert ausgleichen.
Wann die Teilnahmeentscheidung fallen sollte
Treffen Sie die erste Entscheidung nach Sichtung der Bekanntmachung und Unterlagen, bevor die umfangreiche Angebotserstellung beginnt. Bei einem Teilnahmewettbewerb entscheiden Sie zunächst über den Teilnahmeantrag. Nach der Einladung zur Angebotsabgabe prüfen Sie erneut, ob Leistungsumfang und Aufwand die weitere Bearbeitung rechtfertigen.
Wiederholen Sie die Prüfung, wenn sich wesentliche Annahmen ändern: Die Vergabestelle verschiebt Termine, ein Partner fällt aus oder die Kalkulation überschreitet die freigegebene Risikogrenze. Eine frühere Zustimmung gilt für die damaligen Bedingungen. Die Aufgaben des Bid Managers umfassen auch, solche Änderungen zur Entscheidung vorzulegen.
Schritt 1: Zwingende Voraussetzungen vor dem Punktwert prüfen
Verwenden Sie je Prüffrage die Zustände erfüllt, ungeklärt oder nicht erfüllbar. Erfassen Sie die Fundstelle und den Beleg. Ein ungeklärter Punkt braucht eine zuständige Person und einen internen Klärungstermin vor der relevanten Verfahrensfrist.
| Prüfbereich | Entscheidende Frage | Geeigneter Beleg |
|---|---|---|
| Eignung | Erfüllen wir die festgelegten Mindestanforderungen? | Zuordnung von Anforderung zu Referenz, Erklärung oder anderem geforderten Nachweis |
| Ausschlussgründe | Besteht ein möglicher Ausschlussgrund, der geprüft werden muss? | Sachverhaltsprüfung durch die zuständige Fachperson |
| Leistung | Können wir sämtliche verbindlichen Leistungsanforderungen erfüllen? | Fachliche Bestätigung mit Lösungsbeschreibung |
| Termine und Ressourcen | Können wir fristgerecht anbieten und zum geforderten Termin leisten? | Angebotsplan und bestätigter Kapazitätsplan |
| Vertrag und Wirtschaftlichkeit | Sind die Bedingungen mit unseren freigegebenen Grenzen vereinbar? | Vertragsprüfung, Kalkulation und dokumentierte Risikofreigabe |
Die letzten beiden Zeilen enthalten auch interne Grenzen. Sie sind von rechtlichen Voraussetzungen zu unterscheiden: Eine zuständige Geschäftsleitung kann beispielsweise eine interne Margenvorgabe bewusst anpassen. Sie kann eine verbindliche Anforderung des Auftraggebers nicht durch interne Zustimmung aufheben.
Im Anwendungsbereich des GWB regelt § 122 die Eignung; mögliche Ausschlussgründe sind nach §§ 123 und 124 GWB gesondert zu prüfen. Beachten Sie dabei die konkret geforderten Nachweise und deren Vorlagetermin. Die Zusammenhänge erläutert der Überblick zu GWB Teil 4.
Eine fehlende eigene Fähigkeit führt nicht automatisch zum endgültigen No-Bid. Im Anwendungsbereich der VgV kann § 47 VgV unter seinen Voraussetzungen die Nutzung fremder Kapazitäten ermöglichen. Deren tatsächliche Verfügbarkeit muss nachgewiesen werden; bestimmte berufliche Kapazitäten setzen voraus, dass der Partner die betreffende Leistung erbringt. Prüfen Sie außerdem Vorgaben zur Eigenleistung. Unser Nachunternehmer-Leitfaden erklärt die Abgrenzung.
Ist eine zwingende Voraussetzung nach Prüfung nicht erfüllbar, lautet das Ergebnis No-Bid. Ist sie ungeklärt, geben Sie höchstens ein begrenztes Klärungsbudget frei. Erst nach belegter Erfüllung folgt die reguläre Bearbeitungsfreigabe.
Schritt 2: Chancen mit einer transparenten Matrix bewerten
Für die folgenden Kriterien vergeben Sie jeweils null bis fünf Punkte. Als gemeinsame Skala eignet sich:
| Punkte | Bewertung |
|---|---|
| 0 | Kein erkennbarer Nutzen beziehungsweise sehr ungünstig |
| 1 | Schwach |
| 2 | Unterdurchschnittlich |
| 3 | Tragfähig |
| 4 | Stark |
| 5 | Besonders gut belegt |
Begründen Sie jede Bewertung anhand der konkreten Ausschreibung. Eine unbekannte Information bekommt keine optimistische Ersatznote.
Die gewichteten Punkte berechnen Sie mit der Formel Gewicht × Bewertung / 5. Die Gewichte summieren sich auf 100; der höchste Gesamtwert beträgt daher 100 Punkte.
Das folgende fiktive Beispiel betrifft einen IT-Dienstleister, der über ein Angebot für einen Supportauftrag entscheidet. Alle zwingenden Voraussetzungen sind nach der ersten Prüfung erfüllt.
| Kriterium | Gewicht | Bewertung | Begründung im Beispiel | Gewichtete Punkte |
|---|---|---|---|---|
| Fachliche Passung | 30 | 4 | Eingespielte Leistung; ein Teilprozess muss angepasst werden | 24 |
| Wettbewerbsposition | 25 | 3 | Gute Belege für bewertete Qualitätsmerkmale; Preisposition unsicher | 15 |
| Wirtschaftlichkeit | 20 | 4 | Kalkulation erfüllt interne Vorgaben einschließlich Risikoreserve | 16 |
| Verfügbare Ressourcen | 15 | 3 | Mindestbesetzung gesichert; geringe Reserve bei Parallelprojekten | 9 |
| Strategischer Nutzen | 10 | 4 | Gewünschtes Kundensegment und passende Vertragsdauer | 8 |
| Gesamt | 100 | 72 |
Die Rechnung lautet: 30 × 4 / 5 + 25 × 3 / 5 + 20 × 4 / 5 + 15 × 3 / 5 + 10 × 4 / 5 = 72 Punkte.
Die Wettbewerbsposition muss sich auf die tatsächliche Wertung beziehen. Nach § 127 GWB sind die vorgegebenen Zuschlagskriterien maßgeblich. Eine aufwendige Präsentation hilft wenig, wenn sie weder gefordert noch bewertet wird. Die interne Matrix dient Ihrer Ressourcenentscheidung; sie bildet die Punktevergabe des Auftraggebers nicht nach.
Schritt 3: Aus dem Ergebnis eine verbindliche Entscheidung machen
Für dieses Beispiel verwenden wir folgende interne Grenzen:
| Punktwert | Entscheidung |
|---|---|
| 80 bis 100 Punkte | Go, sofern alle Voraussetzungen erfüllt und Ressourcen freigegeben sind |
| 65 bis unter 80 Punkte | Go nur nach benannter Risikofreigabe oder mit überprüfbaren internen Bedingungen |
| Unter 65 Punkte | No-Bid; eine Ausnahme braucht eine begründete Entscheidung der zuständigen Leitung |
Die Grenzen gelten für dieses Rechenbeispiel. Sie sind weder ein Branchenstandard noch eine rechtliche Vorgabe. Vereinbaren Sie Ihre Grenzen vor der Einzelfallbewertung. Sonst werden Gewichtungen leicht so lange verändert, bis das gewünschte Ergebnis herauskommt.
Mit 72 Punkten gibt das Team im Beispiel ein bedingtes Go. Die Bereichsleitung muss bis zum internen Konzeptreview eine zusätzliche Personalreserve bestätigen. Bis dahin darf das Team höchstens 16 Stunden investieren. Bleibt die Bedingung offen, entscheidet die Geschäftsführung erneut über Fortführung oder Abbruch.
Eine solche Bedingung steuert die interne Bearbeitung. Sie gehört nicht ungeprüft als Vorbehalt in das Angebot. Die finale Freigabe setzt voraus, dass das Unternehmen seine angebotenen Leistungen verbindlich zusagen kann.
Aufwand und Ertrag zusätzlich rechnen
Ein Punktwert ersetzt keine Kalkulation. Schätzen Sie die Angebotserstellung aus Arbeitspaketen: Unterlagenprüfung, Konzept, Kalkulation, Nachweise, Reviews und Abgabe. Bewerten Sie interne Stunden mit einem nachvollziehbaren Kostensatz und ergänzen Sie externe Ausgaben.
Im fiktiven Beispiel betragen diese Angebotskosten 12.000 Euro. Der Auftrag könnte bei Zuschlag nach den zugerechneten Leistungskosten 110.000 Euro beitragen; nach einer zusätzlichen Risikoreserve von 10.000 Euro bleiben 100.000 Euro. Bei einer rein angenommenen Zuschlagswahrscheinlichkeit von 25 Prozent ergibt sich:
0,25 × 100.000 Euro − 12.000 Euro = 13.000 Euro erwarteter Beitrag nach Angebotskosten.
Bei zehn Prozent wären es dagegen −2.000 Euro. Der rechnerische Nullpunkt liegt bei 12 Prozent. Die Wahrscheinlichkeit ist eine unsichere Annahme; prüfen Sie mehrere Szenarien und kennzeichnen Sie die Grundlage. Beachten Sie zusätzlich Zahlungszeitpunkte und alternative Projekte, die dieselben Fachleute beanspruchen. Prüfen Sie daher auch bei positivem Erwartungswert, ob Ihr Team den Auftrag übernehmen kann.
Wer entscheidet? Eine Vorlage für das Freigabeprotokoll
Der Bid Manager sammelt Belege und formuliert die Empfehlung. Der Fachbereich bestätigt die Lieferfähigkeit, Finance die Kalkulation und die zuständige Vertrags- oder Rechtsfunktion klärt relevante Vertragsrisiken. Die intern autorisierte Leitung entscheidet über Budget und akzeptierte Risiken.
Für eine nachvollziehbare Freigabe genügt ein kurzes Protokoll mit diesen Feldern:
- Ausschreibung, Los, Unterlagenstand und relevante Fristen.
- Zwingende Voraussetzungen samt Fundstellen, Belegen und offenen Punkten.
- Bewertungen, Gewichte und begründete Annahmen.
- Geschätzter Angebotsaufwand und freigegebenes Budget.
- Entscheidung, Bedingungen, Verantwortliche und Klärungstermine.
- Entscheider, Entscheidungsdatum und Anlass für eine erneute Prüfung.
Damit lässt sich später erkennen, ob eine Entscheidung auf falschen Annahmen beruhte oder ob sich die Lage nachträglich geändert hat.
Aus einem No-Bid lernen
Dokumentieren Sie den Hauptgrund: fehlende Eignung, Kapazität, unwirtschaftliche Bedingungen, geringer strategischer Nutzen oder zu wenig Bearbeitungszeit. „Passt nicht“ ist dafür zu unscharf.
Häufen sich fehlende Referenzen in einem gewünschten Segment, kann ein geeigneter Partner oder ein kleinerer Einstiegsauftrag helfen. Kommen passende Verfahren regelmäßig zu spät ins Team, prüfen Sie Suchprofil und internen Eingang. Der Leitfaden zum automatischen Finden von Ausschreibungen beschreibt diesen vorgelagerten Schritt. Bewerten Sie die No-Bid-Gründe regelmäßig, ohne jeden begründeten Verzicht als entgangenen Umsatz zu zählen.
Häufige Fragen zur Bid/No-Bid-Entscheidung
Was ist eine Bid/No-Bid-Entscheidung?
Eine Bid/No-Bid-Entscheidung legt fest, ob ein Unternehmen eine Ausschreibung weiterbearbeitet und dafür Zeit und Budget freigibt. Sie verbindet die Prüfung zwingender Voraussetzungen mit einer wirtschaftlichen und strategischen Bewertung. Die Entscheidung wird mit Begründung, Verantwortlichen und gegebenenfalls Bedingungen dokumentiert.
Was ist der Unterschied zwischen Bid/No-Bid und Go/No-Go?
Bei Ausschreibungen werden die Begriffe häufig für dieselbe Teilnahmeentscheidung verwendet. Go/No-Go kann zusätzlich spätere Freigaben bezeichnen, etwa nach einer Änderung der Vergabeunterlagen oder vor der finalen Abgabe. Deshalb sollte jedes Team festlegen, welche Entscheidung an welcher Stelle gemeint ist.
Welche Punktzahl reicht für ein Go?
Es gibt keine allgemeingültige Punktzahl. Gewichte und Grenzen müssen zum Unternehmen und seiner Risikobereitschaft passen. Die Schwellen dieses Artikels sind ein Rechenbeispiel. Ein Go setzt außerdem voraus, dass zwingende Voraussetzungen erfüllt und offene Bedingungen rechtzeitig geschlossen sind.
Darf ein fehlendes Eignungskriterium durch andere Stärken ausgeglichen werden?
Eine interne Punktbewertung kann ein verbindliches Eignungskriterium nicht ausgleichen. Prüfen Sie, ob eine zulässige Lösung besteht, etwa durch Eignungsleihe unter den jeweiligen Voraussetzungen. Solange die Erfüllung ungeklärt ist, bleibt die Teilnahmefreigabe offen; ein hoher strategischer Nutzen ändert daran nichts.
Nutzen Sie die Vorlage für Ihre nächste Teilnahmeentscheidung und legen Sie die Belege direkt dazu ab. Den Einstieg in die Suche nach passenden Verfahren finden Sie in procuris.